Acabo de organizar la semana que empieza y va a ser la tercera que use el método que os voy a contar en este post. Para nada es algo novedoso y la panacea, simplemente es una forma de organización de tareas que parece me está funcionando. Para llegar a ello me ha ayudado leer algún que otro artículo de ThinkWasabi (en twitter @eresproductivo) sobre hacer listas de tareas y el uso de @evernote. Lo que voy a contar lo he creado a partir de mis necesidades, por lo tanto, lo más lógico y probable, es que si te animas a hacer algo parecido tengas que personalizarlo a tu gusto ;)

La idea es "liberar a la mente" del proceso de gestión de tareas y así poder invertir esa energía en cosas más productivas. Yo he partido del método de "Las dos listas" que comenta Berto Pena en su libro (quizás esté en algún artículo de su blog). Antes de elegir la herramienta a usar para manejar tus tareas creo que es mucho más adecuado considerar tus necesidades y los recursos que vas a necesitar para cubrirlos. Por necesidades me refiero a las tareas que tenemos siempre en la cabeza y que consideramos para, digamos, dar por productivo una día y semana. A algunas personas les valdrá con tener tareas planificadas de forma diaría, otras de forma semanal, otras mensual, etc.

El método de "Las dos listas" busca, ante todo, la simplicidad sin perder el objetivo que persigue. Una "lista de entrada" donde van en el momento todo aquello que va surgiendo para hacer. Llega y se anota, no se considera, ni estima, ni planifica, ni nada. Solo va a parar a la lista de entrada. Otra lista, la "lista de salida" que son las tareas que, si o si, van a completarse ese día (es algo diario). No pongas nada que sepas a priori que no vas a poder terminar en el día. Lo que pongas ahí es un compromiso y al final del día debe haber desaparecido para volver a rellenar la "lista de salida" con tareas de la "lista de entrada". Como complemento se puede usar una tercera lista, la "lista permanente", para tareas que en algún momento te gustaría hacer (viajes, ordenar libros, etc).

Bien, lo anterior es bastante simple y a la vez puede resultar suficiente para lograr nuestro objetivo. Yo lo he explicado por encima, recomiendo sin duda leer el libro de Berto para conocer en detalle como funciona el método y ver ejemplos concretos :) Donde me voy a parar es en el método que yo estoy usando hace un tiempo y, partiendo del anterior, he personalizado. Me di cuenta usando "las dos listas" que me hacía falta algo más de "perspectiva" y visión a largo plazo de mis objetivos/tareas. Me sentía cómodo teniendo tareas diarias pero encontraba necesario identificar en la lista de entrada aquellas que había que completar en la semana concreta y/o fin de semana. Las que se escapan de la semana en la cuál me encontraba las metía en la "lista permanente". Por otro lado, quería tener también visión del calendario, es decir, de eventos (que se podrían considerar como tareas o no) a los cuáles asistes (ya sea clases de inglés, gimnasio, seminario, comida con alguién, etc) Al final iban a ser parte de mis tareas porque determinaban que podía meter en cada día. Aunque lo que estoy contando se puede meter en "las dos listas" poniendo fechas o etiquetando yo dividí la lista de entrada en varias. Las listas que gestiono para organizar la semana son:

 

  • Tareas semanales - Son aquellas que quiero/tengo/debo completar durante la semana que empieza. Dentro de esa lista tengo categorías de "personales", "trabajo", "theevnt", etc. Va a ser mi input principal para ir rellenando los días. Cuando aparece durante un día alguna tarea que haya que hacer durante la semana en la cuál me encuentro la meto en esta lista que al final de la semana deberá quedar vacía. Puede ser cosas como: "Escribir post sobre mi gestión de tareas", "limpiar la habitación", "investigar sobre el lenguaje X", "probar la aplicación Y", "montar el próximo seminario de TheEvnt", etc.
  • Tareas de fin de semana - Reconozco que la existencia de esta lista puede ser rizar el rizo pero, para mi, es bastante útil. Me gusta diferenciar el fin de semana del resto de la semana. Para ello intento dedicarlo a tareas concretas que durante los días de diario me son imposible. Me alivia quitar de la lista semanal estas cosas y así, además, me preparo e incluso motivo, para la llegada del fin de semana. Además me gusta hacer fines de semana "monotemáticos", es decir, fin de semana de lectura, fin de semana de investigar esto o lo otro, fin de semana de viaje, etc.
  • Tareas diarias - Es mi lista de referencia en el día a día. Lo que meto para hacer un día debe desaparecer y es lo que me proporciona sentirme productivo y satisfecho por lo que he hecho durante la jornada. Creo que es muy importante esa sensación. Esto también implica ser consciente de las tareas que pretendemos meter por día, que sean asequibles y no muy grandes. Teniendo en cuenta además si ese día tenemos en el calendario eventos como, en mi caso, los lunes y miércoles academia de inglés o cosas así. En esta lista hay sobre todo tareas de trabajo que, al final, suelen ser las "Tareas Claves" y las que, a mi al menos, me permiten valorar mejor el día. Pero no faltan las personales, en menor medida, pero siempre hay alguna como "llamar a X", "comprar el libro Y", "pasarme por correos a recoger un paquete", etc. Quizás sean tareas que no requieren hacerse hoy o mañana pero que completan el día y también tienen su peso en sentirte mejor o peor al final. En este caso lo ideal es crear las categorías que necesites para sentir que has aprovechado tú día.
  • Tareas no planificadas - Viene a ser la lista de permanentes. Son esas cosas que te gustaría hacer en algún momento pero no tienen fecha fija. La uso para ir completando la lista semanal y la de fin de semana cuando va a empezar una nueva.
Lo siguiente, una vez tienes más o menos claro que te hace falta para organizar tus tareas, es elegir el tipo de soporte y/o herramienta para llevarlo a cabo. Lo tradicional, de toda la vida, una libreta o agenda. Ten en cuenta que tienes que poder acceder a ello en cualquier momento y lugar. Básicamente dos condiciones: debes poder llevarlo contigo y debe ponértelo fácil para crear/mover/eliminar tareas. En la época en la cuál estamos, con los ordenadores, smartphones, tablets e internet, hay varias opciones. Extrapolando las condiciones anteriores yo buscaba una herramienta que pudiera instalarla en todos mis dispositivos (ordenadores y Nexus One), que se sincronizara y que fuera simple (crear notas de texto en categorías). Es posible que la elegida, @evernote, no sea la más simple pero yo estoy bastante contento con ella ;)
Esta aplicación gratuita, seguro que conocida por la mayoría, tiene versiones para casi todos los dispositivos y sistemas operativos. Al menos yo la tengo en Mac, Ubuntu (no es oficial) y Android. Además de existir extensiones para los navegadores y la versión Web. Su funcionalidad puede abarcar tanto como imagines ya que su uso no está restringido a crear listas o tomar notas. Puedes usarla para bookmarks, grabar notas de voz, imágenes, Webs, notas de texto, etc. En mi caso, además de haber creado las listas anteriores, tengo algunos "notebooks" para los asuntos de TheEvnt, del blog, una lista de libros para siguientes compras, etc. Algo que también me gusta mucho es poder poner checkbox junto con cada tarea que creo, así me resulta mucho más fácil y visual el marcarlas como completadas y conocer el estado del día que voy haciendo. Las tareas que están en la semana o en la lista permanente las voy borrando por ir a la lista de diario o de fin de semana, no les pongo un checkbox.
Y hasta aquí este rollazo :) De momento voy a seguir usando este método. El crear estas listas no lo solucionada todo, se necesita ser consciente de que hay que mantenerlas y ser disciplinado. De nuevo os recomiendo el libro de Berto. Aún no lo he terminado. Cuando lo haga pongo una reseña en el blog porque creo puede resultar bastante útil. Gracias por llegar hasta el final del artículo! ;)